Методика контроля реализации проекта

Методика контроля реализации проекта

Для эффективного управления проектом необходимы соответствующие методы и вспомогательные средства. Проект реализуется на основании данных планирования. При этом важно своевременно выявить возможные отклонения от проекта (в сроках, расходах, продуктивности, качестве), проанализировать их и принять контрмеры. Управление проектом означает:

• планирование, контроль и управление,
• интегрированное наблюдение за основными проектными затратами времени, расходами и результатами,
• информирование отраслевых отделов и их приобщение к проекту, хорошее управление информацией.

Задачи проектного управления:

• запустить в действие проектный план,
• следить за реальными данными (реальные: сроки, часы, расходы),
• контролировать проект, сравнивая плановые и реальные показатели,
• проанализировать отклонения от проекта,
• определить и провести мероприятия по управлению проектом,
• привести в соответствие план проекта,
• информировать и предоставлять отчетность,
• утвердить обновленный план проекта.

Основой для управления проектом являются запланированные показатели, которые выводятся из плановых заданий и целей проекта. Когда планирование проекта завершается, утверждаются плановые данные. Это означает, что руководство проекта решило завершить этап планирования и начать реализацию проекта, запустить в действие план проекта. Необходимо проследить, чтобы все члены команды с этого момента имели дело исключительно с самыми актуальными проектными данными.

После принятия решения о завершении планирования между членами команды - исполнителями, распределяются рабочие пакеты. В рабочих пакетах пересматриваются, определяются и учитываются первые реальные данные (начало, конец, затраты времени и расходы). Учет можно вести, например, с использованием электронных редакторов таблиц. Чтобы определить состояние проекта, проводится сравнение плановых и реальных показателей. На его основе выявляются возможные отклонения. Отклонения от проекта касаются сроков, расходов и затрат времени. Это значит, что проект во время планирования должен быть приведен в соответствие с этими отклонениями. Этот перманентный процесс управления происходит до тех пор, пока не завершится проект. В процессе управления проектом собирается информация по проекту, которая затем предоставляется различным получателям.

В управлении проектом можно использовать многочисленные технические приемы, например:

• гистограмму: графически изображаются различия между плановыми и реальными показателями;
• кривые изменения расходов и денежных средств для изображения плановых и реальных показателей;
• кривые изменения ресурсов и денежных средств для изображения плановых и реальных показателей;
• анализ тенденций с точки зрения ключевых событий (Meilenstein-Terminanalysen - МТА): изображаются тенденции изменения показателей в рамках этапов и могут использоваться как система раннего прогнозирования;
• анализ тенденций изменения издержек.

Определить, насколько далеко продвинулся проект, поможет степень готовности и оценка готовности проекта.

Интегрированное проектное управление помимо расходов и сроков учитывает также и степень готовности проекта. Это означает, что оно контролирует и анализирует результат проекта по его содержанию, наблюдая при этом, насколько далеко продвинулся проект.

В соответствии с DIN 69903 степень готовности определяется следующим образом: «Степень готовности обозначает отношение выполненной к критической дате работы к объему работы всего процесса, рабочего пакета или проекта».

Для определения степени готовности (FGR) процесса, рабочего пакета или проекта на практике применяется множество приемов техники измерения.

При этом приеме внутри процесса устанавливаются определенные статусные точки, с помощью которых проверяется, насколько продвинулся проект.

С помощью техники 50 на 50 часто измеряются процессы, при которых в самом начале требуется проведение множества работ. В начале такого процесса 50% работ считаются выполненными, оставшиеся 50% выпадают на конец процесса.

При этой технике очень короткие по продолжительности процессы, например сроки приемки, сроки презентации или встречи, считаются выполненными сразу на 100%.

При этом приеме уже полученные количественные и временные показатели сравниваются с запланированными количественными и временными показателями, и, исходя из этого, определяется продвижение процессов.

Техника вторичной пропорциональности используется для тех процессов, которые считаются «сопутствующими (вторичными)» заданиями, например, контроллинг, обеспечение качества или испытательные работы. Эти процессы сопутствуют основным задачам, например таким, как монтаж или производство. Если монтаж завершен на 30%, то считается, что и процесс «обеспечение качества» тоже реализован на 30%.

Оценка степени готовности носит скорее субъективный характер и не рекомендуется для применения на практике, она используется только тогда, когда применение других методов невозможно.

Каждый рабочий пакет связан с определенными затратами времени. Оценка готовности определяет объем выполненной работы к определенной критической дате.

В соответствии с DIN 69903 оценка готовности означает «соответствующие степени готовности затраты на выполнение процесса, рабочего пакета или проекта».

Формула вычисления оценки готовности:

Оценка готовности = Запланированные расходы * FGR (реал.)

При этом FGR (реал.) обозначает реальную оценку готовности.

Чтобы оценить тенденции развития Вашего проекта, Вы можете использовать:

• анализ тенденций с точки зрения ключевых событий или
• анализ тенденций расходов в зависимости оттого, что является предметом наблюдения: время или расходы.

Анализ тенденций с точки зрения ключевых событий (МТА) является простым и наглядным методом, позволяющим с первого взгляда распознать расхождения в сроках.

Вид кривой по осям «Сроки этапов» (у) и «Отчетные сроки» (х) позволяет определить тенденции развития сроков:

• Если график принимает вид горизонтальной линии, то это означают, что срок точно попадает в план.
• Опускающиеся вниз линии означают, что этап предположительно закончится раньше запланированного срока.
• Поднимающиеся вверх линии означают, что этап закончится позже запланированного срока.

С помощью анализа тенденций расходов можно определить оценочную величину общих расходов проекта к предположительному сроку окончания проекта. Зная запланированные общие расходы, фактические общие расходы и актуальную оценку готовности можно вычислить оценочную стоимость общих расходов:

SGK=(PGK*AIK)/AFW,

где:
SGK - оценочная стоимость общих расходов;
PGK - запланированные общие расходы;
AIK - фактические общие расходы;
AFW - актуальная оценка готовности (см. Пайпе 2005: 120-127).

Несколько подробнее остановимся еще на одном методе управления и контроля - методике освоенного объема.

Методика освоенного объема в руках руководителя проекта является инструментом, с помощью которого можно вовремя узнать об опасности срыва проекта уже на ранней стадии его реализации, когда выполнено всего лишь 15% от общего объема запланированных работ. Предупреждение о возможном срыве позволит руководителю проекта максимально точно определить потребность в финансировании для завершения работ. При получении неблагоприятного прогноза, могут быть приняты своевременные шаги для корректировки конечных результатов проекта. Если участники проекта будут контролировать фактическую себестоимость проекта с самого начала, то реализованный проект сможет отвечать большему набору изначально запланированных потребительских свойств.

Методика освоенного объема появилась три десятилетия назад, была опробована и заняла по достоинству свое место рядом с другими инструментами управления проектами. Используемая в основном государственными организациями США, она зарекомендовала себя в качестве эффективного средства контроля и управления разработками новых систем, создаваемых по заказам Правительства США. В более упрощенной форме методика освоенного объема может использоваться как эффективный инструмент управления любым проектом, в том числе и проектом по разработке программного обеспечения или переводческим проектом.

Методика освоенного объема предполагает составление полного описания проекта и детального графика его реализации еще на начальной стадии. Это позволяет производить точные оценки фактических данных и контролировать проект с начала и до полного завершения работ. Преимущество этого инструмента состоит в том, что он позволяет получать точные и надежные данные о ходе выполнения проекта уже на стадии 15%-ного его выполнения. Любой руководитель проекта может использовать эти данные для прогноза затрат, требующихся для завершения всех работ по проекту с минимальной вероятностью ошибки. Если на ранней стадии выполнения проекта руководитель получает данные по фактическому выполнению проекта, неприемлемые по ряду показателей, это может послужить для него предупредительным сигналом и позволит предпринять своевременные шаги для предотвращения нежелательных последствий.

Эта методика может быть особенно интересна руководителям, осуществляющим проекты в области разработок программного обеспечения или коллективного перевода. Нет больше необходимости переживать неприятные минуты, когда все ресурсы, выделенные для реализации проекта исчерпаны, в то время как работа еще не закончена, и пытаться урезать программу, чтобы не выйти за рамки утвержденного руководством бюджета. Методика освоенного объема может быть наиболее полезна для руководителя проекта, имеющего твердое намерение завершить все запланированные этапы проекта в рамках изначально определенных графика и бюджета.

В течение десятилетий методика освоенного объема вводилась американским правительством в обязательном порядке в такой негибкой и формализованной версии, что множество организаций старались воздерживаться от ее применения. Начало использования этой версии относится к 1967 г. Министерство Обороны (DoD) издало директиву, предписывающую всем частным компаниям, изъявившим желание участвовать в будущих крупных правительственных проектах на основе контрактов с возмещением издержек, использовать 35 критериев концепции C/SCSC (Cost/Schedule Control Systems Criteria - затратно/временные системные показатели управления). С этого времени, в случае заказа правительством разработки новой большой системы, где «риск» роста себестоимости проекта лежал на правительстве, работа подрядчика оценивалась с помощью 35-ти критериев.

Главной целью применения C/SCSC-концепции было требование использования критериев для управления расходами и графиками проектов, имеющих первостепенное значение. Перед применением этих критериев следовало представить минимальную величину контракта (в миллионах долларов) и минимальную запланированную продолжительность программы (12 месяцев и более). По существу, эти критерии предназначались исключительно для крупных государственных программ в военной промышленности.

С/SCSC-концепция применялась в течение 30 лет и стала стандартом для крупных военных разработок. Другие правительственные структуры в Соединенных Штатах и других странах, например Австралии, Канаде и Швеции, также переняли опыт использования подобных критериев для управления своими крупными разработками. Практические знания в области управления научными проектами были получены при применении методики освоенного объема Министерством Обороны США и Институтом Технологий Военно-Воздушных Сил (AFIT).

Некоторые специалисты в области управления проектами рассматривают 35 критериев C/SCSC-концепции в качестве утопичного идеала, к которому должны стремиться все коммерческие компании. Хотя для многих частных предпринимателей возникли большие трудности при попытке воспользоваться жесткими критериями. Создается впечатление, что формализованная версия C/SCSC-концепции слишком перегружена деталями, чтобы найти свое универсальное применение во всех коммерческих проектах.

Такое неприятие применения C/SCSC-концепции вызывает сожаление, поскольку методика освоенного объема является надежным инструментом управления проектами. При правильном использовании этого инструмента менеджер может вовремя узнать о неблагоприятном развитии проекта, связанном с возможным превышением сметы, и предпринять немедленные шаги по изменению графика расходования средств. Коммерческие проекты, в том числе и проекты разработки программного обеспечения, требуют чего-то менее формализованного, чем C/SCSC-концепция, меньшего по размерам и более гибкого для широкого применения в управлении проектами. Похоже, что на сегодняшний день более 99% проектов не используют методику освоенного объема для управления затратами. Вместо того, чтобы контролировать расходы по проектам, менеджеры проектов, к сожалению, занимаются простым сравнением плана затрат с фактической себестоимостью проекта. В настоящее время существует возможность применения упрощенной версии методики освоенного объема в любом проекте любого размера, в военной или коммерческой областях.

Чтобы понять методику освоенного объема, нужно обратиться к первой половине нашего века и проследить ее происхождение от самых истоков, из заводских цехов.

Методика освоенного объема берет начало от трехмерного подхода к оценке коэффициента полезного действия производственных процессов, который годами использовался инженерами. Чтобы оценивать себестоимость производственного процесса они сопоставляли заработанные или освоенные нормы (плановую стоимость выпущенной продукции) и фактические затраты, возникающие в процессе производства. Затем, для оценки результата выполнения графика они сравнивали освоенные нормы с плановыми нормами (плановой стоимостью количества продукции, которого они планировали произвести к этому времени). Эти подходы создали основу методики освоенного объема в ее первоначальном варианте.

Самое важное, что отклонение затрат определили как разницу между фактической и плановой себестоимостью производства продукции. Такое определение отклонения затрат и является, возможно, наилучшим индикатором, используется ли методика освоенного объема.

Методика PERT (Program Evaluation Review Technique)-анализа была разработана сотрудниками Военно-морского флота США в 1957 г. для обеспечения создания ракеты Поларис. Применяя PERT-анализ, они попытались имитировать график выполнения работ по разработке ракеты Поларис путем создания логической сети взаимозависимых последовательных событий. На начальной стадии PERT представление было сфокусировано на контроле временных характеристик графика и прогнозировании вероятности успешного завершения программы. Но прежде чем PERT представление было окончательно принято руководителями программ в промышленности, Военно-воздушные Силы США внесли свое дополнение в методику, добавив к логической сети функцию ресурсной оценки. Таким образом, в 1962 г. появилась PERT/Cost методика (PERT-анализ с целью стоимостного прогнозирования), в то время как первоначально PERT-анализ был известен под названием PERT/Time (PERT-анализ для определения времени реализации проекта).

Значение PERT/Cost-анализа, в основном состоит в том, что он дал начало методики освоенного объема. Эта методика в упрощенной форме была впервые представлена Американскому военному обществу контрагентов в «Руководстве PERT/Cost Министерства Обороны и НАСА» в 1963 г. Вместо того, чтобы связывать планируемые и фактические расходы, что было уже привычным, PERT/Cost представление связывало объем физически выполненных работ с фактически произведенными затратами для определения полезности и эффективности капиталовложений. Сравнение того, что было фактически выполнено, с тем, сколько было на это потрачено, было простым, но в то же время определяюще важным и новым подходом в управлении проектами.

По различным причинам в середине 60-х годов нашего столетия Министерство Обороны отказалось от использования методики PERT/Cost, но всегда исправно применяло методику освоенного объема. Когда в 1967 г. Министерство Обороны издало директиву о введении C/SCSC-концепции, методика освоенного объема уже была заложена в эти критерии.

С тех пор как Министерство Обороны выпустило директиву по применению C/SCSC-концепции, она находила свое применение только в контрактах, где правительство было гарантом рисков связанных с ростом себестоимости, т.е. субподрядных контрактах и договорах основанных на возмещении издержек. Возможно наиболее значимым результатом использования C/SCSC-концепции был банк научных знаний, который создавался в процессе ее применения в наиболее важных высокотехнологичных проектах. Министерство Обороны накапливало информацию по использованию методики освоенного объема для оценки выполнения проектов. Оно использовало полученные результаты для прогнозирования с поразительной точностью конечной себестоимости проектов и окончательных графиков их реализации.

После нескольких лет, в течение которых правительство в обязательном порядке предписывало использовать формализованную версию методики освоенного объема, частные предприниматели высказались негативно по поводу чрезмерных требований, которые предъявляются к их производствам, и, в результате, были услышаны. В 1995г. Национальной Ассоциации по Защите Промышленников (NSIA) было дано задание оценить полезность использования критериев освоенного объема.

После годичного исследования подкомиссия NSIA представила свою версию критериев со значительно изменившимися формулировками для более простого их использования специалистами управления проектами. Стандарт, представленный промышленниками, получил название <<Система управления с применением концепции освоенного объема>> (EVMS), при этом число критериев было снижено с 35 до 32. В декабре 1996 г. эта работа получила одобрение Министерства Обороны.

Несмотря на сокращение количества критериев до 32, в методике освоенного объема оставалось все еще слишком много излишних и не имеющих особой ценности требований. Мы полагаем, что методика освоенного объема в своей нынешней трактовке, имеющая 32 EVMS-критерия, никогда не будет признана большинством руководителей проектов. Чрезмерное количество правил и условий затрудняют применение этого подхода. Вместо этого гораздо целесообразнее было бы возвращение к упрощенной форме методики, которая в свое время использовалась в промышленности. Инженеры не использовали таблицы контрольных проверок и интерпретации для применения своей методики; скорее они использовали здравый смысл для определения того, что было необходимо, что работало или не работало.

Ниже перечислены десять заповедей методики освоенного объема, которые выражают саму суть методики и способны повысить уровень управления малыми и большими проектами вне зависимости от области, в которой они реализуются.

Определите объем работ. Вы должны определить 100% объема работ, необходимых для выполнения проекта, используя так называемую структуру декомпозиции работ (WBS). Вероятно, наиболее трудным условием применения методики освоенного объема является определение полного объема работ по проекту.

Это чрезвычайно сложная задача при выполнении любого проекта, в особенности проекта относящегося к области разработки программного обеспечения.

Однако если Вы не определите на первом этапе полного объема работ, необходимых для выполнения проекта, каким образом вы сможете оценивать ход выполнения проекта? Без понимания того, что есть 100% работ, вы не сможете узнать о завершении 10-ти, 20-ти или 25-ти процентов работ по проекту.

В действительности, с абсолютной точностью, никто не может определить объем предстоящих работ. Но вам придется сделать предположение о границах нового проекта, чтобы появилась возможность планирования, расчета расписания и оценки его стоимости с определенной степенью достоверности. В противном случае вы будете вынуждены соглашаться практически с любыми объемами работ при реализации этого проекта.

Как можно определить объем работ в то время когда, чаще всего, конкретные детали неизвестны? На этот вопрос не существует универсального ответа, но одним из наиболее распространенных инструментов, который доступен любому менеджеру проекта, является WBS (Work Breakdown Structure - структура декомпозиции работ). WBS также необходима для руководителя проекта, как и организационная структура - для администратора. WBS позволяет руководителю проекта определить объем работ по новому проекту с помощью разбивки каждой отдельной задачи на измеримые пакеты работ. Если WBS-структура принята в качестве инструмента для ограничения области нового проекта, можно предпринимать следующие шаги для планирования проекта. К ним относятся анализ соотношения собственных и подрядных работ, оценка рисков, определение набора работ, составление графиков, предварительные расчеты и запуск проекта.

Создайте интегрированный график «Снизу-Вверх». Вы должны объединить основные процедуры планирования, включающие: определение объема работ, расчет расписания и оценку ресурсов, в единый план, состоящий из детально описанных измеримых элементов, под названием План Контроля Затрат (в дальнейшем CAP-планы). Управление проектом с использованием методики освоенного объема осуществляется в рамках детальных CAP-планов, которые и являются составными частями планирования проектов «снизу-вверх». Каждая ячейка CAP-плана представляет собой объединение всех важнейших процедур, включая определение объема работ, планирование, расчет расписания, оценку затрат и санкционирование начала выполнения работ.

Оценка выполнения проекта также будет осуществляться в рамках детальных CAP-планов. Суммарное выполнение проекта является не чем иным, как суммой всего того, что отражают детальные CAP-планы. В сущности, каждый CAP-план представляет собой подпроект общего проекта, а руководство над его выполнением, оценку его реализации и контроль берет на себя ответственный за данную CAP-ячейку.

Обеспечьте планирование CAP-планов. Каждая из описанных CAP-ячеек должна быть спланирована и предусмотрена графиком согласно принятой процедуре планирования. Это, вероятно, наиболее важный момент, необходимый для внедрения методики освоенного объема. Результат планирования проекта должен отражать утвержденный объем работ, ограниченный временными рамками для выполнения. В терминологии методики освоенного объема стоимость этих запланированных работ и составит запланированный объем проекта. Когда предварительная работа над проектом закончится, и он перейдет в стадию реализации, физически выполненные части запланированного объема работ будут переходить в разряд освоенного объема. Оба объема: запланированный и физически выполненный (освоенный объем) должны использовать одну и ту же систему измерения при оценке их выполнения.

Система управления проектами, следовательно, является основополагающей для применения методики освоенного объема. Она представляет собой не что иное, как средство для измерения объемов работ, планируемого и освоенного. Исходный график проекта жизненно важен, так как он устанавливает конкретный запланированный руководителем проекта объем, являющийся ориентиром для всех вовлеченных в реализацию данного проекта.

Назначьте постоянного ответственного исполнителя каждому из САР-планов для контроля реализации. Каждый из CAP-планов должен иметь своего постоянного руководителя. Это закрепление эффективно направит все усилия руководителей на контроль за выполнением каждого из CAP-планов. По отношению к стабильной организационной структуре проекты, по своей природе, явление временное, они запускаются, выполняются и завершаются, а затем постепенно уходят в небытие. Многие, возможно даже большинство, из тех, кто руководит работой, протекающей в рамках детальных CAP-планов, не будут иметь формальный статус менеджера в рамках неизменной организационной структуры компании. Скорее всего, многие или большинство из менеджеров CAP-планов являются работниками одного из постоянно функционирующих подразделений, временно приписанными к проекту. Чтобы гарантировать добросовестное отношение ответственных исполнителей, имеющих полномочия и ресурсы для реализации плана, разумно было бы, чтобы определенные на начальной стадии CAP-планы проекта были утверждены человеком с преимущественными полномочиями, который занимает положение вице-президента, директора или менеджера в постоянной структуре компании.

Определите директивный график, который суммирует CAP-планы. Для оценки выполнения проекта должен быть определен директивный график, который суммировал бы детальные CAP-планы. Следующим шагом должно быть формирование директивного графика, по которому можно было бы оценивать выполнение проекта.

Подобные директивные графики должны содержать все зафиксированные CAP-планы плюс управленческие резервы, которыми может распоряжаться руководитель проекта. В том случае, если этот резерв не передан под ответственность руководителя проекта, но контролируется вышестоящим руководителем, он должен быть исключен из директивного графика выполнения проекта.

В коммерческих контрактах директивный график может включать косвенные издержки, прибыль или даже налоги для адекватной привязки к выделенным фондам. Косвенные затраты, доход или управленческие резервы во внутренних проектах обычно не учитываются. В большинстве внутренних проектов стоимость директивного плана будет состоять из суммы CAP-планов.

Оценивайте выполнение проекта по графику. Периодически Вы должны оценивать фактическое выполнение проекта по отношению к его директивному графику. Официально утвержденный и контролируемый основной график проекта определяет масштаб запланированных работ по данному проекту. Каждая задача, нашедшая свое отражение в основном графике, может быть определена вместе с необходимыми ресурсами для ее выполнения, такими как трудозатраты и финансы, которые включены в согласованные CAP-планы. Когда ведется выполнение и контроль проекта в рамках CAP-планов, появляется возможность определять соотношение между запланированными и выполненными работами. Разница между планируемым и выполненным объемами работ в методике освоенного объема называется отклонением по графику.

Отрицательный показатель отклонения по графику означает, что объем выполненных работ по проекту не соответствует объему запланированных работ, то есть, проект отстает от согласованного графика работ. Подход к задаче, выполнение которой отстает от графика, должен определяться исходя из ее критичности для выполнения всего проекта. Если задача, работы по которой ведутся с опозданием, имеет существенное значение или отставание от графика по ней может привести к срыву срока завершения всего проекта в целом, то немедленно должны быть предприняты усилия для наверстывания сроков. И наоборот, если показатель отклонения по графику при выполнении работ по данной задаче имеет положительное значение или отставание не несет большого риска для выполнения всего проекта в целом, нет необходимости привлекать дополнительные ресурсы, чтобы ускорить выполнение этой задачи.

Контролируйте эффективность понесенных затрат. Вы должны периодически рассчитывать показатель эффективности потраченных денег, который определяется как отношение между стоимостью освоенного объема работ в процессе выполнения проекта и расходами, которые фактически пришлось понести для того, чтобы достичь этого результата. Самое большое преимущество, которое получает руководитель проекта при применении методики освоенного объема, заключается в возможности постоянного получения данных по эффективности потраченных денег на реализацию проекта. Разница между стоимостью выполненных работ и величиной понесенных при этом затрат составляет фактор эффективности затрат. Если вы тратите на проект больше, чем стоимость выполненных работ по плану, в итоге вы получите перерасход. Известно, что абсолютные перерасходы невозможно компенсировать. Перерасход, выраженный в процентных величинах, также говорит об ухудшении ситуации в проекте, если только руководство проекта не предпримет активных действий для устранения непредвиденного роста затрат.

Практика показывает, что показатель эффективности затрат проекта является большим подспорьем руководителя проекта. Он практически не изменяется, начиная со стадии 15%-ного выполнения проекта и постепенно приобретает все большую стабильность, когда выполнено двадцать, тридцать и далее до сорока процентов объема работ по проекту. Из всего вышесказанного следует, что показатель эффективности затрат является важнейшим фактором, который должен постоянно контролировать любой менеджер проекта или руководитель предприятия.

Прогнозируйте окончательные затраты на основе реального выполнения проекта. Периодически, Вы должны пересчитывать стоимость проекта, основываясь на сравнении хода его выполнения с исходным планом. Один из наиболее полезных аспектов методики освоенного объема - ее способность независимо прогнозировать общий необходимый бюджет проекта, обычно называемый «оценка по завершении». На основании сравнения выполнения проекта с планом, руководитель проекта может точно оценить общие фонды, необходимые для завершения работы.

Такие статистические расчеты обеспечивают более реалистичную оценку затрат, необходимых для завершения работ, и являются чем-то вроде проверки умозрительных оценок, производимых обычно на основании принятия желаемого за действительное. В том случае, если расчет затрат, необходимых для завершения работ по проекту, показывает превышение над «официальной» сметной оценкой, руководитель обладающий большими полномочиями должен привести к согласованию эту разницу во мнениях. Если оценка стоимости проекта по завершении, произведенная с помощью методики освоенного объема превышает «официальную» смету проекта, руководитель должен согласовать эти разногласия.

Управляйте оставшимися по проекту работами. Вы должны непрерывно управлять оставшейся частью работ. Какими бы ни были результаты, достигнутые к настоящему времени, в сущности, они являются пройденным этапом, т.е. «что упало, то пропало». Таким образом, любые улучшения выполнения проекта должны быть связаны с будущими работами (задачами), которые находятся на отрезке времени после текущей даты и до завершения проекта. Методика освоенного объема позволит менеджеру проекта точно оценить выполнение проекта по затратам и графику на сегодняшний день. В том случае, если результаты на текущую дату далеки от ожидаемых, менеджер проекта может занять более активную позицию по отношению к оставшейся работе по проекту. Методика позволяет руководителю проекта точно оценивать объем выполненной работы. Она дает возможность руководителю проекта также оценить объем работы, которая осталась до завершения проекта, чтобы оставаться в рамках задач поставленных вышестоящим руководством.

Управляйте изменениями директивного графика проекта.Вы должны непрерывно контролировать директивный график проекта, отслеживая все его изменения. Исходный график выполнения проекта, который вы согласовали в самом начале, будет настолько хорошо функционировать, насколько хорошо вы будете следить за внесением всех предлагаемых изменений по мере его реализации. Любой базовый проект быстро придет в несоответствие, если вы не сможете вовремя вносить изменения в утвержденный график путем добавления или исключения дополнительного объема работ.

Все новые изменения проектных работ должны быть внесены только с санкции руководства. Для того чтобы исходный базовый график всегда отражал реальную ситуацию, каждое изменение должно быть тщательно отслежено и внесено. Обеспечение актуального состояния базового графика является такой же трудной задачей, как и определение объема работ по проекту в самом его начале.

Методика освоенного объема для управления проектами как раздела более сложных и формализованных C/SCSC или EVMS концепций продемонстрировала свою эффективность в управлении наиболее крупными из проектов. К сожалению, подавляющая часть опыта использования этой методики была ограничена ее применением в тех разработках, финансируемых правительством США, где был велик риск роста издержек.

Однако с таким же и даже возможно большим успехом методика освоенного объема могла бы применяться в управлении тысячами мелких проектов.

Мы полагаем, что к методике нужно обращаться всякий раз, когда в проекте присутствует риск роста себестоимости, когда сумма заключенного контракта определена при его заключении, а условия контракта предполагают единовременную выплату всей суммы по его окончании, либо всякий раз, когда компания осуществляет внутренний проект, и основная ставка в экономии денег делается на управление. К методике стоит обратиться и в том случае, если проект выиграет от своевременного предупреждения необходимости ликвидации возможных необратимых последствий, фатальных для жизнеспособности проекта (см. Флеминг, Коппелман 1999:www.pmsoft.ru).

Стратегии финансирования социально-культурных проектов и программ

6. Стратегии финансирования социально-культурных проектов и программ

Скачать реферат на тему:
6. Стратегии финансирования социально-культурных проектов и программ

Основные дидактические единицы: Источники финансирования социально-культурных программ. Условия получения средств, необходимых для реализации проекта. Требования к программе в случае конкурсного финансирования (критерии оценки). Условия и механизмы бюджетного финансирования. Структура заявки на участие в федеральных программах. Условия получения средств из внебюджетных источников. Фонды как источник финансирования. Структура и технология оформления заявки на получение гранта. Условия получения средств от коммерческих структур (стратегия и тактика взаимодействия со спонсорами). Коммерческая деятельность учреждения как дополнительный источник финансирования программ (стратегия, технология, направления).

6.1. Условия получения средств (из бюджетных и иных источников)

Возможными источниками финансирования социокультурных проектов и программ являются:

1. Государственный бюджет (как федеральный, так и местный). Как правило, бюджетное финансирование культурных программ осуществляется на основе социально-творческого заказа конкретному исполнителю отдельных разделов программы.

2. Фонды — некоммерческие организации, имеющие финансовые средства и программу деятельности. Реализация собственных программ осуществляется фондами, как правило, путем выдачи грантов по заявкам различных субъектов культурной жизни — организаций, учреждений, частных лиц, инициативных образований граждан.

3. Коммерческие организации (фирмы, корпорации, банки и др.).

4. Индивидуальные предприниматели (спонсоры, меценаты).

5. Средства населения (доходы от коммерческих программ, благотворительные пожертвования граждан).

Для получения финансовых средств (или гранта) субъект, участвующий в конкурсе программ, должен соответствовать определенным требованиям.

Первым условием является некоммерческий характер деятельности той организации, которая просит деньги (т.е. подает заявку на финансирование своего проекта).

Если с заявкой обращается общественная организация, то некоммерческий характер ее деятельности должен быть зафиксирован в уставе. Признаки некоммерческой организации (объединения, клуба) следующие:

1.Организация не преследует цели извлечения прибыли (т.е. не имеет права расходовать средства, получаемые под программу, на заработную плату и в личных целях).

2.Организация имеет общественно значимые цели. Общественная значимость целей и задач организации определяется, как правило, актуальностью и радиусом решаемых проблем.

3.Приоритеты деятельности организации, определяемые ее уставом, находятся в сфере культуры и носят гуманистический характер.

4.Организация имеет коллективное учредительство и руководство (совет, правление, которое определяет содержание деятельности организации, зарплату штатных работников, отвечает за общественное доверие и т.д.).

5.Финансовая деятельность организации контролируется общественностью.

Второе условие получения средств (как из бюджетных, так и внебюджетных источников) — наличие программы и заявки, оформленной в соответствии с определенными требованиями, а именно: требованиями той организации (фонда, коммерческой структуры, государственного органа, осуществляющего финансирование программы), которая выделяет деньги (они могут содержаться в условиях конкурса программ, в уставе организации, выделяющей средства); а также специальными требованиями к оформлению заявки на получение средств, необходимых для реализации соответствующей программы.

Наиболее общими требованиями к программе являются:^[98]

1. Соответствие программы тематике конкурса, приоритетным направлениям, разрабатываемым организацией, объявляющей конкурс программ;

2. Соответствие программы миссии той организации, в которую подается заявка;

3. Актуальность проблем, решаемых в рамках программы: как с позиции общества, так и с позиции той организации, которая выделяет средства;

4.Общественная значимость целей и задач, определяемая культурным контекстом и радиусом проблемы;

5.Соответствие содержания программы интересам и проблемам потенциальных и реальных участников, т.е. реальной проблематике той социальной группы, которой адресована программа;

6.Реалистичность программы (ее обеспеченность в финансовом, кадровом, материально-техническом отношении;

7.Полнота представленных разделов (в заявке);

8.Соответствие содержания — и формы реализации программы;

9.Согласованность проблемного, целевого и содержательного блоков программы.

Соотношение программы и заявки графически можно изобразить следующим образом:

Оформление заявки на получение средств под программу — это разновидность технологии маркетинга, суть которого, как известно, заключается в прогнозировании, расширении и удовлетворении спроса на товары, идеи, услуги посредством их разработки, продвижения (упаковки) и реализации.

Схема отношений: “спонсор — программа — заявка”

6.2. Бюджет как источник финансирования социально-культурных программ

Как известно, в последние годы доля бюджетных средств в общем объеме финансирования культуры неуклонно сокращается. В этой связи Министерство культуры России рекомендует два направления совершенствования системы финансирования (или три группы ресурсов):

1) Создание бюджетной многоканальности в финансировании как учреждений культуры и досуга, так и программ, создаваемых и реализуемых на другой базе;

2) Эффективное использование бюджетных средств (за счет целевых или адресных дотаций);

Рассмотрим первый ресурс совершенствования финансирования социокультурных программ — бюджетную многоканальность, которая означат финансирование учреждений и программ как из бюджетов различных уровней, так и путем привлечения средств иных юридических лиц.

Модели взаимодействия бюджетов различных уровней и субъектов можно свести к следующим типам:

1. Субсидии вызова, когда вышестоящий орган разрабатывает программу, затрагивающую интересы ряда территорий и гарантирует частичное финансирование данного проекта. В таком случае остальная часть расходов по программе должна возмещаться заинтересованными участниками реализации проекта на местах. Реализацией такого типа взаимоотношений является федеральная программа “Сохранение и развитие культуры и искусства”, принятая постановлением Верховного Совета Российской Федерации в 1993 году и действующая по сегодняшний день.

2. Субсидии возмещения — в этом случае программа разрабатывается нижестоящим уровнем и частично финансируется из вышестоящего бюджета. В такую модель вписываются региональные проекты и программы, частично финансируемые Министерством культуры — при условии соответствия таких программ федеральным приоритетам культурного развития территорий;

3. Встречные субсидии, когда централизованные средства выделяются только в ответ на субсидии местного бюджета (или средства, полученные из внебюджетных источников). Суть “встречного финансирования” заключается в фиксировании доли бюджетных средств в общем объеме финансовых ресурсов каждого учреждения. В таком случае строго фиксированный объем бюджетных средств автоматически добавляется к заработанной учреждением сумме. За основу при таком финансировании Министерство культуры рекомендует брать сложившееся соотношение между объемами бюджетных и собственных средств. Тогда большую финансовую поддержку из бюджета получают те учреждения, которые получили большую сумму из внебюджетных источников^[99].

Взаимодействие бюджетов различных уровней можно представить в виде следующей схемы:

Заказчиком социально-культурных проектов и программ и, соответственно, распорядителем бюджетных средств выступают местные органы власти, в частности, отделы, комитеты и управления культуры. Они имеют право выходить с инициативой по льготному налогообложению предприятий и организаций, участвующих в финансировании социально-культурных проектов и программ.

Бюджетными источниками формирования Фондов развития культуры могу быть^[100]:

— Фиксированные платежи предприятий, учреждений, организаций (кроме бюджетных), расположенных на исторических территориях, в охранных зонах;

— Процент отчислений от платы за землю исторической территории, охранных зон памятников, взимаемый с предприятий, учреждений, организаций, домовладений, расположенных на этих территориях;

— Часть целевых сборов с граждан и предприятий, учреждений, организаций, независимо от их организационно-правовых форм, на содержание милиции, на благоустройство территории, на нужды образования и другие цели;

— Сбор за право использования местной символики, связанной с памятниками истории и культуры;

— Часть налога на содержание жилищного фонда и объектов социально-культурной сферы от объема реализации продукции (работ, услг);

— Доля специального налога с предприятий для финансирования поддержки важнейших отраслей народного хозяйства;

— Таможенные тарифы на импорт культурных ценностей зарубежного производства;

— Арендная плата за использование помещений памятников истории и культуры;

— Поступления от налога на добавленную стоимость по товарам культурно-досугового и информационного назначения (фонозаписи музыкальные инструменты) в размере их фактической величины в указанных товарах, реализованных на данной территории;

— Поступления всех видов налогов и сборов, взимаемых с предприятий, учреждений и организаций культуры, в т.ч. специализированный налог на прибыль от проведения массовых концертно-зрелищных мероприятий;

— Регистрационный сбор с физических лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью в области культуры;

— Сбор за право торговли товарами культурного и информационного назначения;

— Лицензионный сбор за право проведения аукционов и лотерей, специализирующихся на культуре;

— Сбор за право проведения кино и видеосъемок памятников истории и культуры;

— Сбор за лицензирование деятельности, связанной с проведением культурно-массовых и зрелищных мероприятий, реставрацией, изготовлением репродукций, копий, экспонатов, издательской деятельности.

Для увеличения доли средств, поступающих в централизованный и целевые фонды от предприятий, необходимо вести гибкую налоговую политику, снижая налог с той части прибыли, которая направляется на культуру, благотворительную деятельность, целевое финансирование социально-культурных программ. В США, например, ежегодные благотворительные взносы на культуру составляют около 80%. Основной мотив благотворительной деятельности – социальный престиж и экономическая выгода. Участие в Совете попечителей благотворительной организации свидетельствует о принадлежности к «высшему свету» американского общества. Но главное то, что сумма, переданная на благотворительные цели, высчитывается из остаточной суммы прибыли и налогом не облагается.

Возможности получения финансовых средств под реализацию социально-культурных программ из бюджетных источников (в т.ч. из Фонда культурных программ) определяются прежде всего степенью соответствия целевого и содержательного блока проекта условиям конкурса, тем направлениям и видам культурной деятельности, которые финансирующая организация определила в качестве приоритетных. В частности, Министерство культуры России в подпрограмму “Сохранение и развитие культуры” включило следующие разделы, в которые могут “вписаться” проекты, предлагаемые для финансирования региональными субъектами культурной жизни:

— Изучение, сохранение и реставрация культурного наследия Российской Федерации;

— Формирование, реставрация, сохранение и эффективное использование музейных фондов;

— Формирование, сохранение и использование библиотечных фондов;

— Возрождение и развитие традиционной художественной культуры, поддержка самодеятельного художественного творчества и культурно-досуговой деятельности;

— Сохранение и развитие национальных культур народов России, межнационального культурного сотрудничества;

— Поддержка молодых дарований в сфере культуры и искусства;

— Внедрение новой техники и технологий в сфере культуры;

— Содержание и обеспечение деятельности федеральных учреждений культуры и искусства.

— Совместно с Министерством социальной защиты населения Министерство культуры финансирует такие программы как “Дети-инвалиды и культура”; “Летний отдых детей”; “Дети Севера”; “Дети семей беженцев и переселенцев”; “Дети и культура”; “Одаренные дети”.

Министерством культуры России была определена и форма типовой заявки на участие в федеральной программе, которая несколько отличается от требований к заявкам со стороны неправительственных Фондов и некоммерческих организаций (структура заявки такого рода дана в разделе “Внебюджетные источники финансирования”).

Структура заявки на участие в федеральной подпрограмме “Сохранение и развитие культуры” включает следующие разделы:

1.Титульный лист, который содержит: номер и название разделов подпрограммы; название предлагаемого проекта; указание организации-исполнителя; руководителя проекта и авторскую группу; состав исполнителей; сроки осуществления проекта.

2.Актуальность проекта. В данном разделе необходимо сформулировать ту группу проблем, на решение которых ориентирован данный проект (т.е. обозначить противоречия , недостатки, сложности , характерные для той сферы культурной жизни, в которой будет осуществляться проект); обозначить по возможности те последствия (социальные, демографические, социально-культурные и др.), которые возникнут в том случае, если проблемы не будут решены; показать связь характеризуемой проблемы с функциями вашей организации, учреждения.

3.Цели и задачи проекта.

4.Содержание проекта и этапы его реализации.

5.Новизна и федеральная значимость проекта.

6.Разделы проекта, представляющие интерес для международного сотрудничества ( в т.ч. и со странами ближнего зарубежья).

7.База реализации проекта и организация-исполнитель.

8.Объем и содержание уже выполненных работ.

9.Бюджет проекта (общая сумма затрат, распределение по статьям бюджета, источники финансирования).

6.3. Внебюджетные источники финансирования

Одним из ресурсов развития культурно-досуговой сферы является поиск внебюджетных источников финансирования. Актуальность данного направления совершенствования системы финансирования вызвана, во-первых, ограниченностью бюджетных средств, выделяемых на культуру в последние годы. Как известно, установленные законодательством о культуре нормативы федерального и местных бюджетов не выполняются. Во-вторых, знание стратегии и тактики поиска внебюджетных источников финансирования актуально в связи с тем, что в последнее время появилось большое количество фондов, ассоциаций, коммерческих фирм, готовых финансировать проекты в сфере культуры, искусства и досуга.

Фонды. Основным внебюджетным источником финансирования социокультурных программ являются Фонды, которых только на территории Российской Федерации насчитывается несколько десятков. В сфере культуры и искусства действуют такие известные фонды как Международный Фонд “Культурная инициатива” (Дж. Сорос); Фонд помощи творческой молодежи; Международный Евразийский Фонд “Демократические реформы. Средства массовой информации. Развитие негосударственных организаций”; Фонд Г.Вишневской; Фонд художников Белютина и Молевой; Фонд Фахтангова, 12-А”. Фонды в общественно-политической и социальной сфере: Институт “Открытое общество” (аккредитованное представительство расположенной в Нью-Йорке благотворительной организации “Открытое общество”, которая координирует работу независимых национальных фондов, действующих во многих странах мира. Основатель Джордж Сорос), Санкт-Петербургский центр “Стратегия” и др.

Рассмотрим типичную структуру заявки на получение средств из фонда:

1. Титульный лист ("визитная карточка" программы). Он содержит следующую информацию:

— Название проекта, которое должно быть кратким, образным и ярким (напр. "Возвращенные имена", "Будущее не ждет", "Живая история", "Истоки" и т.д.);

— Организация-исполнитель название, адрес, телефон, номер расчетного счета);

— Организация-партнер, т.е. государственная или общественная организация, поддерживающая программу или принимающая участие в ее реализации — ее наименование, адрес, вклад в проект;

— Руководитель проекта — ФИО, звание, должность;

— Радиус действия программы;

— Срок выполнения (как правило, не более 2-3 лет);

— Стоимость проекта (требуемый объем финансирования и доля источников финансирования).

2. Аннотация программы (не более двух страниц). Она представляет собой краткое изложение проекта, предельно конкретно, сжато и выразительно отражающая смысл его основных разделов. В ней содержится информация о заявителе, его прежних достижениях, излагается актуальность программы, ее цели, задачи, форма реализации и содержание деятельности, ресурсы организации, запрашиваемая сумма.

3. Введение. Основная задача это раздела заявки — показать связь между интересами организации, разрабатывающей программу и интересами финансирующего органа.

Введение содержит: цели и задачи учреждения или организации, подающей заявку; ресурсы организации (финансовые, материально-технические, кадровые и т.д.); уникальность организации, ее наиболее впечатляющие достижения; оценку и признание результатов прежних проектов, аналогичных предлагаемому; прецеденты финансовой поддержки, получаемой из других источников; доказательства уровня квалификации и компетентности, необходимого и достаточного для выполнения поставленных задач.

4. Актуальность проекта. В этом разделе дается характеристика ситуации, определяющей актуальность проекта, т.е. описание проблем, которые необходимо решить с помощью данного проекта. Здесь необходимо учитывать следующее:

— в характеристику ситуации не следует включать внутренние проблемы деятельности организации или учреждения (например, недостаток финансовых средств, отсутствие кадров, слабая материально-техническая база и т.п.);

— обозначенные проблемы, определившие актуальность программы, необходимо проиллюстрировать материалами социологических исследований, публикациями в прессе, статистическими данными;

— проблемы, решаемые в рамках проекта, связать с функциями и задачами организации;

— масштаб проблем должен быть в пределах разумного, а их характер и содержание должно быть связано с интересами организации, выделяющей средства.

5. Цели и задачи проекта. Следует обратить внимание на то, чтобы цели были связаны с проблемами, а задачи представляли собой конкретные и поддающиеся измерению способы изменения ситуации, характеристика которой давалась ранее.

6. Методы. Этот раздел содержит описание форм и содержания деятельности (мероприятий), необходимых для получения желаемых результатов с помощью имеющихся ресурсов. Финансирующей организации должно быть ясно: что будет сделано; кто, как, когда и в какой последовательности будет осуществлять действия; какие ресурсы будут при этом использованы. Формулируя эти позиции, важно проследить смысловую и содержательную взаимосвязь логической цепочки "проблемы — цели — задачи — методы".

7. Бюджет (смета расходов). В сложившейся практике финансирования некоммерческих проектов и программ наиболее типичными являются следующие статьи бюджета:

— оплата труда;

— консультации и контрактные услуги;

— аренда помещений, коммунальные услуги;

— аренда и покупка оборудования;

— расходные материалы (канцелярские принадлежности, книги, проезд на транспорте и т.п.);

— прочие расходы (телефонные разговоры, проведение конференций, совещаний, организация и проведение исследований).

Спонсоры. Формы финансовой помощи со стороны фирмы, банка, общественной организации могут быть самыми различными — непосредственное финансирование проектов программ; предоставление фирмой или организацией товаров, услуг; предоставление льготных кредитов и др.

Главными условиями получения средств в данном случаеявляются:

1. Наличие благоприятного имиджа той организации, которая просит деньги (имидж — это наличие собственного «лица», некоторые признаки, отличающие данную организацию от всех других, благоприятное общественное мнение). Для формирования позитивного образа организации (в глазах общественности, в средствах массовой информации) большое значение имеет участие в проведении или финансирование мероприятий и благотворительных программ для социально ослабленных категорий и групп населения, проведение пресс-конференций и презентаций, посвященных началу или окончанию социально значимых проектов, издание бюллетеней с рассказом о благотворительных акциях и т.д.

Имидж организации во многом определяется ее миссией, т.е. социальной значимостью, ролью, назначением организации, которое должно быть известно населению, средствам массовой информации, властям, потенциальным спонсорам. Миссия оформляется в виде одной странички текста, из которого должно быть ясно: кто вы; что вы делаете; чьим интересам служите.

Залогом благоприятного решения в пользу финансирования проекта является также личное обаяние человека, вступающего в диалог со спонсором, владение им техникой межличностной коммуникации.

2. Знание возможных мотивов финансирования проекта. Автору программы или заявки (или представителю организации-просителя), вступающему в диалог со спонсором, необходимо не просто знать мотивы финансовой благотворительности, но очень важно проговорить (или оформить в тексте заявки) те проблемы, которые волнуют организацию-спонсора, предельно конкретно и точно сформулировать:

— что вы хотите получить и под что конкретно;

— что вы можете дать организации-спонсору;

— в чем сильная сторона вашей организации (ее уникальность, непохожесть);

— какова общественная значимость того дела, которое нуждается финансировании.

В процессе общения с представителем организации-спонсора следует иметь в виду, что стимулом к выделению средств могут быть следующие мотивы:

— доступ к рынку с помощью финансируемой акции;

— реклама продукции (особенно, если такая реклама запрещена^[101];

— ассоциативный престиж — название корпорации ассоциируется с именем известной личности, по отношению к которой оказывается благотворительность;

— имидж предприятия — финансирование культурных мероприятий с целью повышения его привлекательности для сотрудников, населения, а также как способ заявить о своей финансовой состоятельности.

Мотивы личной благотворительности (спонсорства, меценатства) связаны, как правило, с налоговыми льготами (рациональная выгода); чувством социальной ответственности (чувством долга — перед обществом, культурой); личным искуплением (чувством вины, страха); стремлением адаптироваться к обществу, культуре, социальному окружению (снять личностный дискомфорт, вызванный неблагоприятным общественным мнением); потребностью в личностной самореализации (поиском в благотворительности дополнительных источников смысла жизни).

Таким образом, мотивы индивидуальной благотворительности могут быть связаны как с рациональной выгодой, так и продиктованы желанием избавиться от ряда проблем, стремлением удовлетворить актуальные для личности потребности.

К сожалению, в настоящее время данный ресурс финансирования проектов (да и сферы культуры в целом) используется не в полной мере. Проблемы получения внебюджетных источников заключаются в отсутствии технологий взаимодействия с финансовыми структурами (слабо развития техника межличностной коммуникации, неумение оформить заявку и др.), в неразвитости инфраструктуры благотворительной деятельности и несформированности самого института благотворительности.

Средства населения, получаемые в результате коммерческой деятельности. Как уже отмечалось, основным источником финансирования социально-культурных программ является бюджет (федеральный, местный) и фонды (централизованные, целевые, международные, благотворительные и др.).

Однако дефицит бюджетных средств делает весьма актуальным использование такого источника финансирования как средства населения. В идеальном варианте каждый проект должен предусматривать виды деятельности и определенного рода услуги, которые будут оплачиваться населением. Сегодня, когда культура испытывает значительный дефицит финансовых средств, этот участок работы является необходимым и занимает весьма существенный объем деятельности учреждений культуры, досуга, спорта.

В этой связи необходимо знание некоторых общих закономерностей разработки коммерческих программ, методов определения наиболее перспективных и пользующихся максимальным спросом у населения услуг и видов деятельности.

Прежде всего следует отметить, что полноценная коммерческая деятельность возможна в условиях свободного и сформировавшегося рынка. А рыночные отношения, независимо от сферы проявления, могут эффективно функционировать при наличие абсолютного права любого человека или организации производить, продавать и покупать все, что угодно (учитывая, конечно, законы и требования общественной морали); права свободной покупки и свободной продажи по свободной цене, на которую есть покупатель и права доступа в любые отрасли производства и оказания услуг без каких-либо ограничений, кроме тех, которые установлены законом.

Отмечая особенности коммерческой деятельности в сфере культуры, следует подчеркнуть, что здесь, как правило, нет «вещного» содержания товара, он здесь носит характер услуги, т.е. некоторого комплекса работ, выполняемых в целях удовлетворения потребностей граждан, социальных групп и организаций.

Успех коммерческой деятельности зависит от целого ряда технологий и приемов, которые связываются в литературе с двумя понятиями: менеджментом и маркетингом. Менеджмент определяется как совокупность методов и приемов изучения и удовлетворения интересов и потребностей личности, социальных групп, организаций. Маркетинг – одна из функций менеджмента, которая предполагает владение специальной технологией, а точнее, это процесс, посредством которого прогнозируется, расширяется и удовлетворяется спрос на товары, идеи и услуги путем их разработки, продвижения и реализации (обмена). Объектами маркетинга являются не только промышленные товары, но и организации, люди (политические кандидаты), отдельные территории (например, просчет возможностей получения прибыли от вложения средств в туризм), идеи. Следовательно, в таком смысле маркетинг распространяется и на деятельность некоммерческих организаций, является составной частью культурной политики.

В самом общем виде маркетинг предполагает владение двумя технологиями:

— выявление и удовлетворение потребностей человека;

— стимулирование и управление спросом.

Ориентация на удовлетворение потребностей – основополагающий принцип маркетинга, ибо в основе принятия решения купить товар или услугу лежит некая нужда, проблема, необходимость. Социально-психологическую базу технологий выявления и удовлетворения потребностей человека лежит теория потребностей лидера американской гуманистической психологии А.Маслоу. Его классификация человеческих потребностей включает несколько уровней: физиологические потребности (в сексе, воспроизводстве людей, отдыхе, пище, дыхании, здоровье, одежде, жилище); экзистенциальные (в безопасности, защите, уверенности в завтрашнем дне, в стабильности); потребность в принадлежности (в общении, заботе о других, внимании к себе); потребность в авторитете, уважении (престиже, одобрении, признании, в служебном росте, самоутверждении); потребность в творческом самовыражении и самореализации.

Первые две группы потребностей А.Маслоу назвал первичными, остальные три – вторичными, т.е. приобретенными. Выйти на уровень вторичных потребностей, по его мнению, можно лишь в том случае, если будут удовлетворены потребности первой и второй группы. Специалисты по маркетингу подтверждают данную закономерность: чем теснее товар или услуга связана со здоровьем, безопасностью человека, тем охотнее он платит за них деньги.

Технология выявления и удовлетворения потребностей человека представляется достаточно сложной, особенно для работников социально-культурной сферы. Здесь сказываются последствия многолетней ориентации на «массы» и отсутствие навыка работы с отдельным человеком, социальной группой. Трудности возникают и в связи с неосознанностью личных потребностей у большой части населения (кроме, конечно, потребностей первого уровня), их неотрефлексированностью самим человеком, а также несовпадением потребности и предмета потребления, потребителя услуги (товара) и покупателя (или заказчика).^[102]

Технология управления спросом предполагает владение методами его изучения, расширения, стимулирования, стабилизации. Спрос – это объем услуг, за которые различные группы населения готовы заплатить деньги при данных ценах. Спрос определяет предложение, т.е. тот объем услуг, который производитель готов продать при данных ценах. В этой связи основная задача при формировании коммерческих мероприятий или программ – выявить спрос на продукцию, идеи, услуги и обеспечить его устойчивость. Спрос определяется, во-первых, утилитарными нуждами населения и организаций (спрос – это осознанная потребность, это установившаяся взаимосвязь потребности и товара или услуги, осознание того, «что мне нужно»); во-вторых, определенными характеристиками товара или услуги (в частности, соответствием уровня качества потребностям личностей, групп и организаций; качественной «упаковкой» товара или услуги; его новизной)^[103].

Разрабатывая коммерческий проект, предварительно необходимо решить, как минимум, следующие задачи:

— определить категорию потребителя услуги (состав социальной группы, ее интересы, проблемы, материальные возможности и др.);

— обеспечить соответствующее качество услуги (или товара), ее «содержание», предусмотрев при этом соответствующую «упаковку», подчеркивающую ее новизну, оригинальность;

— обосновать стоимость услуги с учетом минимальной прибыли. «Держать прибыль на минимуме» – это закон внедрения товара или услуги на рынок и условие дальнейшего роста спроса на него.

— изучить возможные источники финансирования (не только население, но и коммерческие структуры, общественные организации и т.д.).

Таким образом, успех коммерческой программы зависит от качества услуг (новизна, доступность, низкая цена, которые обеспечивают неоспоримые преимущества в сравнении с конкурентами) и их конкретного адресата. Товар или услуга предлагается конкретной социальной группе с учетом ее интересов, проблем, потребностей, возможностей. Для этого необходимо планировать именно те услуги (т.е. знать реальный спрос населения на те или иные виды деятельности), за которые население готово платить деньги при данных ценах. Учитывая, что различные группы населения по разному реагируют на предложенные услуги, целесообразно производить классификацию социальных групп по различным критериям — общему интересу, характеру проблем, содержанию потребностей. Недифференцированный вариант, когда предлагается услуга в расчете на случайного потребителя, как правило, мало эффективен. Критерий классификации социальных групп в данном случае может быть еще более «мелким», чем при формировании некоммерческих социально-культурных программ. Например, услуги можно предлагать не просто категории родителей, а молодым людям, вступившим в брак и ожидающим ребенка; супружеским парам, имеющих детей дошкольного возраста; неполным семьям, имеющим одного из родителей; зрелым супружеским парам; пожилым супружеским парам, дети у которых живут отдельно и др.

Управление спросом предполагает не только учет потребностей, проблем и интересов конкретной группы населения, потребностей, но и формирование потребности – в тех товарах и услугах, которые производит или готово производить учреждение. Основными способами стимулирования спроса являются: расширение социальной базы потребности (сюда входят такие приемы как «авансирование» потребности, ориентация на моду и ценности, являющиеся престижным в обществе и др.); расширение возможностей и областей применения товара или услуги, в которых уже существует потребность.

Коммерческая деятельность культурно-досуговых учреждений может осуществляться по нескольким направлениям:

1. Организация досуга населения (и оказание соответствующих платных услуг). Наиболее распространенными формами здесь являются: дискотеки, дискоклубы; видеосалоны, видеотеки, видеоклубы; концертные (гастрольные) бюро, группы, организации; клубы атлетической гимнастики, аэробики, ушу и т.д.; компьютерные клубы; оздоровительные группы; студии звукозаписи, фотостудии, фотосалоны; игротеки, детские игровые комнаты; мастерские для бытового технического творчества; выставки самодеятельных авторов; кабельное телевидение; услуги по проведению различных торжеств и обрядов; консультации по вопросам культуры, истории, спорта, отдыха и быта.

К этой же группе платных услуг можно отнести курсовую сеть, которая охватывает сегодня сотни человеческих профессий и увлечений: курсы иностранных языков, ковроткачество, росписи по тканям, пошив головных уборов, курсы модных причесок, косметики и макияжа, машинописи, динамического чтения, курсы домашних медсестер, переплетных работ, реабилитационной гимнастики, программы обучения технике общения, ораторскому искусству, школы, курсы, студии, кружки игры на музыкальных инструментах, пения, актерского мастерства, классического, народного, бального и современного эстрадного танца, кино-, фото-, изобразительного и декоративно-прикладного искусства и т.д.

Коммерческие культурно-досуговые программы, преследующие цель извлечения прибыли, должны носить многопрофильный характер. Например, действующая на базе клуба хозрасчетная компьютерная студия может выступить в качестве исполнителя следующих услуг: разработка игровых и обучающих программ и других программных продуктов; создание «Службы знакомств» с использованием компьютерной техники для анонимного знакомства людей; психологическая диагностика с использованием специальных компьютерных программ; создание специальных программ для частных фирм и предприятий.

Перечень услуг, характерных для сферы досуга, можно продолжать до бесконечности. Например, в ежедневную программу центра отдыха и развлечений г.Элдриджа (США) входят следующие занятия: формирование фигуры человека; свободная гимнастика; йога; гимнастика для желающих по худеть; детская акробатика; женский волейбол; бейсбол, курсы по оказанию первой медицинской помощи; изготовление драгоценных украшений; ремонт мебели; изготовление керамики, ткацкое дело; портное дело; моделирование; кружок фотографов; кружок кулинаров; пошив модной одежды; танцы для взрослых; танцы для детей; современные танцы; балет; детский хор; драматический кружок; учебные курсы хормейстеров; рисунки масляными красками; рисовальный кружок; кружок любителей игры в бридж; коллективные игры; кружок бойскаутов; кружок девочек-скаутов; кружок любителей собаководов; кружок знатоков генеалогии «Знай своих предков».

Необходимо отметить, что организация такого рода услуг осуществляется, как правило, на принципах самоокупаемости и хозрасчета. Однако в некоторых случаях, в зависимости от материальных ресурсов учреждения, кадрового потенциала и задач той программы, частью которой являются эти услуги, они могут предлагаться на частичной или полной дотации.

2. Помимо организации свободного времени, в качестве источника получения финансовых средств нередко используется производственная деятельность (создание ремонтно-строительных групп, ателье, мастерских, кооперативов, оказание информационных, рекламные и бытовых услуг населению, предприятиям и организациям). Здесь перечень работ может быть самый разнообразный: ремонт телерадиоаппаратуры, обслуживание автолюбителей, производство сувениров, светотехнических устройств, транспортные услуги, туристические бюро, юридические консультации, медицинское обслуживание, художественно-оформительские работы, организация туристских маршрутов; ремонт и реставрация произведений и изделий изобразительного и декоративно-прикладного искусства, печатных изданий, переплетные работы; разработка эскизов и оформление интерьеров квартир по заявкам населения и т.д.

3. Посредническая деятельность культурно-досуговых учреждений. Как уже отмечалось, содержание услуг каждый раз определяется в зависимости от местных условий (в частности, соотношения спроса и предложения, наличия конкурентов, квалифицированных специалистов и др.). Поэтому в некоторых случаях культурно-досуговое учреждение может выступать в качестве посредника между заказчиком и исполнителем, оформляя отношения этих сторон юридически и обеспечивая их соответствующими организационными структурами (банк социальных инициатив; центр инновационных методов и др.) и специфическими социокультурными технологиями (организация праздничных вечеров и программ по заказу различных организаций, проведение аукционов, презентаций, конференций, участие в предвыборных кампаниях и др.).

Средства населения как источник финансирования социально-культурных программ (и ресурс развития учреждений культуры и досуга) может быть реализован при высоком профессионализме специалистов, оказывающих услугу, на основе предварительного маркетингового исследования (оценки платежеспособного спроса, возможностей конкурентов), а также при совершенствовании ценовой политики — дифференциации культурного обслуживания по принципу взаимодополнения блоков: бесплатное обслуживание — льготная плата — полная плата — повышенная плата.

Совмещая в рамках проекта культуроориентированные и коммерческие направления, надо представлять себе возможные трудности и ту опасность, которую несет культура, основанная на коммерции. В этой связи учреждения, активно осуществляющие коммерческие программы, должны, во-первых, четко дифференцировать стоимость услуг в зависимости от уровня доходов конкретных групп населения. При этом бесплатная и льготная плата должны компенсироваться категориями “полной” и “повышенной” платы (например, цены на престижные услуги, именные места для высокооплачиваемых граждан). Во-вторых, учреждению необходимо поддерживать свой положительный «имидж» — специально проводить мероприятия, формирующие благоприятное общественное мнение (благотворительные программы для групп населения, нуждающихся в социальной защите и поддержке, например, олимпиады для детей-инвалидов, аукционы для пожилых людей); освобождать от платы за обучение малоимущих; оказывать материальную поддержку деятелям культуры, носителям народных традиций; участвовать в финансировании престижных мероприятий, имеющих общетерриториальное значение; издавать нерекламные бюллетени и др. Основная задача этих мероприятий – общественность должна быть уверена, что учреждение культуры работает в интересах человека и общества, а не с целью извлечения прибыли.

Практическое занятие “Проект фандрейзинга”

Проект разрабатывается от имени действующей общественной организации или благотворительного фонда под конкретную программу.

Например,  “Полицейская Ассоциация” разрабатывает фандрайзинговый проект с целью изыскания средств для реализации программы  “Правовая культура”

Благотворительная организация “Кедр”  - под программу Центра реабилитации (или отдельный проект - Международный семинар “Арт-терапия”.

Ленинградская областная Ассоциация Скаутов” - под программу “Летний палаточный логерь” (аудитория - воспитанники  детских домов и интернатов, участники скаутских программ, дети сотрудников правоохранительных органов, подростки, состояшие на учете в ОППН. Задачи - профилактика правонарушений среди подростков, воспитание  чувства патриотизма, физическое развитие и духовное здоровье).

Структура программы:

1.  Характеристика донорского рынка.

а) Состав: фирмы, фонды, частные лица, гос. организации.

б) Возможные мотивы финансирования

2. Обоснование формы субсидий (общая, под проект, на капитальные вложения, субсидия в специальный фонд, приносящий дивиденды ("эндаумент"), долевая субсидия, субсидия вызова).

3. Разработка плана кампании.

4. Формирование пакета предложений.

5. Определение состава сопроводительных материалов.